Access数据库及其基本操作

1.2.2  Access数据库及其基本操作

Access是一个数据库管理系统，它之所以被集成到Office中而不是Visual  Studio中，是因为它与其它的数据库管理系统（如Visual  FoxPro）相比更加简单易学，一个普通的计算机用户即可掌握并使用它。而且最重要的一点是，Access的功能足够强大，足以应付一般的数据管理及处理需要。

下面，让我们以用MS  Access创建一个数据库为例介绍这种数据库的基本用法，需要说明的是，该数据库中包含了一张结构如图1.1的表。

1.新建数据库

新建一个数据库有两种方法：一种是创建一个空数据库，即建立一个没有表、查询、窗体和报表等内容的数据库；另一种方法是使用Access中提供的数据库模板创建数据库，即通过对向导所提出的选项和不同选择来设计窗体、查询和报表等，从而建立一个完整的数据库。这里我们将使用第一种方法：

Step1：在Access窗口中单击  “文件(F)”菜单，在下拉菜单中选择  “新建”项，将得到如图1.2所示的对话框。



图1.2  “新建”对话框  

Step2：双击  “数据库”  图标，即会显示  “文件新建数据库”  对话框，如图1.3所示



图1.3  “文件新建数据库”对话框  

Step3：在文件名文本框中输入要保存数据库的文件夹及新建的数据库名，如  “C:\test”，然后选择  “确定”。即可创建好一个名为  “test”  的数据库，并显示如图1.4。



图1.4  test  数据库窗口  

二.添加数据表

表是Access数据库的基础，是信息的载体。其它对象如查询、窗体和报表，也是将表中的信息以各种形式表现出来，方便用户使用这些信息。在Access中，创建表的方法有三种：一是使用设计器创建表；二是通过输入数据创建表；三是利用向导创建表。在这里，我们采用第一种方法创建表：

Step4：在图1.4的窗体中，双击  “使用设计器创建表”，则会出现如图1.5所示的对话框。



图1.5  表设计器对话框

Step5：在“字段名称”列的第一行中输入authors表的第一个字段的名字  id。然后按回车键，此时在“数据类型”列中会显示出一个按钮，单击按钮，在弹出的下拉列表中选择“文本”选项，设置  id  字段的类型为文本型。如图1.6所示。



图1.6  设置字段数据类型

Step6：在“字段属性”域的“常规”选项卡中，可以设置字段的大小、格式和规则等。如我们可以把id字段的长度大小设置为12，并且规定其不能为空，因此，可以设置如下：在  “字段大小”文本框中输入12，在  “必填字段”文本框中输入“是”，在“允许空字符串”文本框中输入“否”。如图1.7所示。



图1.7  设置字段属性内容

Step7：重复上述方法，添加其它字段，并设置其属性。

Step8：设置完成后，单击  “文件(F)”菜单，在下拉菜单中选择  “保存”项，将会出现一个如图1.8的对话框，在“表名称”文本框中输入表名  authors，单击确定按钮。



图1.8  “保存”对话框

Step9：此时，系统会提示用户建立一关键字段。一般情况下单击“是”完成即可。

1.2.2  Access数据库及其基本操作

三.表的操作

在添加了数据表之后，我们实际上就初步地完成了一个数据库的建立工作，接下来我们就可以通过SQL语句对数据库进行操作。当然，在Access中，对表的操作十分的方便，可以浏览表；为表添加、删除备忘录；对表记录进行排序，因为Access是面向一些普通用户的，所以其操作方法不必要用户清楚SQL语句的语法及结构。在此，我们就简要地介绍一下在Access环境下表的操作。

（1）浏览表

打开原先建立的test数据库，在对象栏中双击authors表的图1.标即可打开表authors。如图1.9所示。



图1.9  查看表  

在打开了数据表之后，我们就可以通过记录选定器(图1.9中左边界的栏目)，定位按钮(图1.9中左下方)和滚动条(在记录长度和数据超过一屏可以显示的范围时，窗体将自在右边界与右下边界出现滚动条)。

（2）添加与编辑记录

在打开了的查看窗体中即可添加与编辑记录，其方法如图1.10所示。



图1.10  添加与编辑表内容  

（3）删除表中的记录

对表中记录的删除两种，一种是删一条的记录，其操作方法如图1.11所示，单击该条记录左边的记录选定器选定该记录，然后单击右键，在弹出的菜单中选择删除记录即可；另一种操作是删除多条记录，其方法如图1.12所示，单击第一条要删除的第一条记录的记录选定器，同时不要松开鼠标，继续向下拖动，直至覆盖要删除的其它记录为止，然后单击右键并在弹出菜单中选择删除记录。



图1.11  删除单条记录  



图1.12  删除多条记录